外贸出口过程中，订舱和报关是至关重要的环节。正确的订舱可以确保货物按时到达目的港，而完整的报关单证则是货物顺利通关的关键。本文将为您详细解析外贸出口订舱流程和报关单证的准备，帮助您提高出口效率，降低贸易成本。
一、订舱
1.报价
当我们确认好货物可以交付的日期之后，就可以找货代进行报价了。
海运费=海运价格（通常以USD美元结算）+港口杂费（港杂）
通常货代给我们的报价还会包括其他信息，比如船司、柜型、船期等等。
这里需要科普一下这两个缩写：
GP是指通用集装箱(无通风装置) General Purpose (Containers )；HQ是指高柜 High Cube (containers)；两者的区别是HQ比GP要高。
我们以40尺长宽高为例：
40GP ：1204.5230.9237.9cm；
40HQ ：1205.6234.7268.4cm。
数据明显看出HQ比GP高30厘米左右。
这里需要注意几点：
码头费也叫码头操作费，也叫THC，一般是1000到2000元，我们需要对比这里的差距。
低硫附加费，也叫LSS，有时候报价的低硫费是没有写的，那可能就是包含在海运费的价格里面，这个需要跟货代确认清楚。
如果费用相当的话，那就要看两个船期哪一个更适合我们。
还可以问货代这个是直航还是中转的船，有的客户会指定某一个或者某几个船司，或者要求直航，当我们跟货代订舱的时候就需要说清楚客户的需求。确定好我们需要定的船期之后，货代就会跟船司预订舱位。
2. S/O
跟货代确认好我们需要订的港口、船期和柜型之后，船司就会给我们发S/O订舱单。
以这份订舱单为例，我们需要知道的信息：
booking number 订舱单号
port of loading 装货港
ETA（estimated time of arrival）船到港的时间
ETD（estimated time of departure）船出发的时间
port of discharge 卸货港（目的港）
intended VGM cut-off VGM截止时间
intended FCL container delivery cut-off 截止重柜的时间，也就是最晚还柜的日期
intended shipping instruction cut-off 截止单证时间
customs release voucher submission cutoff 截止放行条时间
FCL QTY SIZE/TYPE 柜子的尺寸和类型
除此之外，我们还要确认开仓时间。普通柜场内开仓时间是码头截柜前7天，包含截柜当天。开仓日当天就可以去柜厂提柜去装货了。
出口资料-报关资料
contract 合同
invoice 发票
packing list 装箱单
报关单（如果办理退税，产地要填准确）
其他可能需要的证件（商检、配额证、出口许可证等）
需要注意的是，海关规定要在截关前24小时提前申报，所以在订舱之后一定要确认好截关的时间，安排好拖车和报关资料，报关要在拖车还柜到码头之后，把全套的报关资料送交报关公司进行出口报关的工作，我们只需要把提单的草稿填好发给货代就可以了。海关审结之后，向现场海关递单放行，才能让船司安排货柜装船。或者是遇到海关查验，查验后没有问题，就会给放行单。
需要注意的是，如果海关最终是人工检验而不是机器检验的话，那柜门肯定会被打开，海关会封上新的封条，所以要注意更新封条号。
二、出口资料-VGM
VGM的全称是Verifed Gross Mass，目的是确认集装箱的毛重，便于船司的安排。
我们需要填写的内容包括订舱号、装货港、集装箱柜号、集装箱的总重量（包括货物的毛重加上集装箱的重量）还有承重的方式和填写的日期。
有两种获准的称重方式来断定集装箱重量：整体称重法和累加计算法。
整体称重法：目前各码头已经提供此服务（大概100RMB/柜），在完成集装箱装箱和封条后，托运人可以自行或委托第三方对载货集装箱进行称重：用经过校验和认证的设备对载货集装箱进行整体称重。
累加计算法：托运人可以自行或委托第三方用经过装箱所在国家主管机关认可的称重方法对集装箱内所有包装和货物（包括集装箱内的托盘、衬垫和其他包装及系固材料）进行称重，并将这些重量与集装箱的皮重相加。
VGM允许的偏差范围不得超过正负的5%或者1吨，两者取其小者。
举个例子，当一个VGM实际是36吨的货柜，申报重量是34.5吨的时候，虽然偏差有1.5吨，但是其偏差的百分比为（36-34.5）/36=4.17￥，没有超过5%，所以是在可以接受的范围内，是没有问题的。
再举一个例子，如果一个VGM实际是13吨的货柜，申报重量是12.2吨，虽然其百分比（13-12.2）/13=6.15%大于了5%，但是只是比实际少了0.8吨，没有超过1吨，所以也是在可接受范围内的。
需要注意：目前各大港口和各家船司统一规定：“NO VGM, NO LOAD”没有提交VGM称重信息的集装箱不得装船。
三、出口资料-出口单证
bill of lading 提单
contract 合同
invoice 订货发票
packing list 装箱单
产地证：CO, Form A/ Form B
其他单证（产品质量证书、动/植物检疫证书、熏蒸证书）
填好提单草稿发给货代，货代就会将信息录入系统，然后把确认件发给我们核对。我们务必要把每个字以及标点符号仔细地核对清楚。确认件同样也要发给客户或者客户的货代，核对格式和内容。如果提单信息录入之后错误了需要修改，那么每次都要给船东支付大概500人民币的费用。
出口报关所需单证：在货物运抵海关监管区后，装货的24小时之前，备齐海关所需单证向海关申报。
必备单证：清单、发票、合同、核销单、报关委托书、船公司装货单等单证件各一份。
按海关税则所规定的各项证件，如通关单、出口许可证等。有出口手册需提供手册报关。
出口报检所需单证：应在报关之日前三天备齐所需单证，向检验检疫局申报。提供单证有：清单发票、合同、报检委托书、厂检单、纸箱包装单等证件各一份。
如出口货物到美国、澳大利亚、加拿大、欧盟等外包装为木制的需做熏蒸或热处理的，需提供的单证有：清单、发票、合同、报检委托书。如熏蒸产品是木制品，还需提供厂检单。做熏蒸或热处理的产品，应在报关前两天，将货物运抵到指定的堆场或港区进行熏蒸(熏蒸时间需24小时)。
四、检验检疫制度
国家出入境检验检疫局与海关总署从2000年1月1日起实施新的检验检疫货物通关制度，通关模式为“先报验，后报关”。同时出入境检验检疫部门将启用新的印、证书。
新的检验检疫制度对原卫检局、动植物局、商检局进行“三检合一”，全面推行“一次报检、一次取样，一次检验检疫，一次卫生除害处理，一次收费，一次发证放行”的工作规程和“一口对外”的国际通用的新的检验检疫模式。
而从2000年1月1日起，对实施进出口检疫的货物启用“入境货物通关单”和“出境货物通关单”，并在通关单上加盖检验检疫专用章，对列入《出入境检验检疫机构实施检验检疫的进出口商品目录》范围内的进出口货物（包括转关运输货物），海关一律凭货物报关地出入境检验检疫局签发的“入境货物通关单”或“出境货物通关单”验放，取消原“商检、动植检、卫检”以放行单、证书及在报关单上加盖放行章通关的形式。
同时，正式启用出入境检验检疫证书，原来以“三检”名义对外签发的证书自2000年4月1日起一律停止使用。
根据《中华人民共和国进出口商品检验法》以及《商检机构实施检验的进出口商品种类表》规定，凡列入《种类表》的法定检验的进出口商品，均应在报关前向商品检验机构报验。报关时，对进出口商品，海关凭商检机构签发的“入境货物通关单”和“出境货物通关单”进口货物报关单上加盖的印章验收。
对国家规定的其他进出口管制货物，报关单位也必须向海关提交由国家主管部门签发的特定的进出口货物批准单证，由海关查验合格无误后再予以放行。
五、向海关申报
出口报关正式向海关申报。如出口需缴纳税费的，应及时缴纳税费。
任何进出口货物通过海关，都必须在向海关递交已填好的报关单。与此同时，还需提交有关的货运和商业单据，接受海关审核提交的单证是否一致。海关查验无误之后将加盖印章，作为提取或发运货物的凭证。
随报关单同时交验的货运和商业单据有：海运进口提货单；海运出口装货单（需报关单位盖章）；陆、空运运单；货物的发票（其份数比报关单少一份，需报关单位盖章等）；货物的装箱单（其份数与发票相等，需报关单位盖章）以及根据具体的货物的特殊单证。需要说明的是：如果海关认为有必要，报关单位还应交验贸易合同、定货卡片、产地证明等。
另外，按规定享受减、免税或免验的货物，应在向海关申请并已办妥手续后，随报关单交验有关证明文件。
六、货物查验
海关现场审单结束。货物单证放行后，货主应在海关规定的时间内将货物运至海关监管区内进行验放。如需查验，报关行应及时与海关联系，进行货物查验，验完后需按船公司封指定铅封，海关查验可分为3种：彻底查验、抽查和外型检验。海关自查验受理起，到实施查验结束，反馈查验结果不会超过48小时。不需查验的应及时进行实货放行，将装货单按截关时间送到港区装船。
海关查验货物时有3个要求：
1.货物的收发货人或其代理人必须到场，并按海关的要求负责办理货物的搬移、拆装箱和重封货物的包装等工作。
2.海关认为必要时，可以径行开验、复验或提取货样，货物管理人员应当到场作为见证人。
3.申请人应提供往返交通工具和住宿，并支付有关费用，同时按海关规定交纳规费。
七、货物出口
待货物出口，船公司就将出口舱单数据传送海关，海关接收到数据后报关行待海关数据结关后，及时到海关打印退税核销联。
八、申请出口退税
当我们出完货，收集好所有所需的单证和票据之后，就可以申请出口退税了。目前的出口退税率分为：13%、10%、9%、6%和0%。
